Nytt år innebär nystart. Varför inte ta lite tid i början på det nya året och organisera dina uppgifter och arbetsflöden? Mindmanager ger dig en oslagbar översikt över saker i ditt liv och din organisation vilket gör det lättare att fokusera och få mer gjort av det du vill.
Här kommer några tips som jag sett erfarna MindManager användare använda, inklusive jag själv.
Starta med en braindump
Känner du stressen komma när du är tillbaka på jobbet? Det beror antagligen på att du försöker hålla reda på saker genom att komma ihåg dem istället för att skriva ner dem och ha ett bra system för påminnelser.
Börja med att ”dumpa” allt du har framför dig, stort som smått, privat eller inte. Precis allt (ja det kan ta en stund) dumpar du in i en mindmap som du sedan börjar organisera.
Gruppera geografiskt först, prioritera sen
Du kan antagligen inte köpa batterier till fjärrkontrollen när du sitter på kontoret, det gör man i affären. Ingen idé att tänka på det på kontoret alltså. Gruppera inköp, hemma aktiviteter, samtal eller vad det nu är i olika grupper så du kan fokusera på det du kan göra något åt där du är.
Gör sedan en första prioritering
Formulera aktiva meningar
Allt som är uppgifter bör du formulera som just uppgifter, dvs med aktiva meningar innehållande ett verb. Det är skillnad på att skriva ”ny dator” och ”Köpa ny dator”. Det är skillnad på att skriva ”Projekt A” och ”Boka möte för projekt A” eller t.o.m. ”Styra upp projekt A”. Aktiva meningar gör det lättare att agera och lättare att följa upp om de är utförda.
Prioritera med analysvyer
Prioritering är egentligen ett beslut kring hur viktigt något är. Som med alla beslut så finns det ofta inte ett entydigt bästa beslut. Använd därför Analys-vyer, dvs 2×2 matriser med motstående kriterier för att prioritera bättre. T.ex. kan man ställa Viktigt mot Bråttom, eller Ansträngning mot Inverkan och på det sättet göra en mer korrekt prioritering. Prioriteringsikonerna får du av analysvyerna direkt in i din mindmap.
Delegera genom att skicka uppgifter till outlook
Ibland har man förmånen att kunna delegera uppgifter till andra. Problemet med att delegera är att man då också måste förlita sig på att den andra personen utför det och framförallt meddelar om och när det är gjort. Genom att skicka en gren i mindmappen till outlook, skapar du en aktiv koppling till outlook och mindmappen uppdateras när uppgiften blir markerad som utförd.
Använd progress-ikonen och färgkoda
Progress och prioriteringsikonerna i MindManager är klickbara. Genom att sätta progress=0% på alla uppgifter blir det enkelt att klicka fram dem till 100% och få den välbekanta ”bocken” på en genomförd uppgift. med prioriteringsikonen eller genom att färgkoda grenar kan man ge dem olika ”status”
Filtrera för att skapa fokus
Om du tycker mindmappen blir alldeles för stor att greppa så skall du lära dig att använda min favoritfunktion: Filtrering. I MindManager kan du filtrera på i stort sett alla attribut. t.ex. kan du filtrera bort alla grenar som markerats med progress=100% och på så sätt se det som återstår. Eller så kan du filtrera på Prioritet=1 för att få fokus på bara det. När alla Prio 1-saker är åtgärdade är det dags att prioritera på nytt.
Jobba agilt i projekt med orgchart
Vissa uppgifter är inte så enkla att de bara är att utföra så är de klara. De består av flera uppgifter eller ”mini-projekt” om man så vill. Dessa uppgifter kan man lägga i en struktur med 3 st grenar
- Backlog: Tydliga uppgifter som skall utföras för att uppnå resultatet
- Sprint: Det man beslutat göra härnäst och som ryms inom viss tidsrymd (tex en dag eller en vecka)
- Slutfört: De uppgifter som är slutförda.
Genom att sätta layout=Org-chart på förälder-grenen till dessa får man ett tidsflöde och kan flytta uppgifter mellan grenarna allteftersom projektet fortskrider. Det ger också en bra feedback på tidsuppskattningen och allt man faktiskt utför
(läs mer om Agilt eller Kanban)
Skapa en ”Start-mindmap”
Genom att ha en start-mindmap kan du enkelt skapa fokus på det som är viktigt för dig och spara tid med snabb-länkar till saker du går till ofta.
Om man t.ex. går till viss information på Internet eller ett Intranet kan man ha direktlänkar dit. Tar du bort 5 klickningar för att komma till en viss websida som du går till 3 ggr per dag, finns oväntat mycket tid att spara.
Länkar till andra mindmaps, kanske de viktigaste projekten du är involverad i just nu, gör det snabbt och lätt att skapa fokus. Om du bokar resor ofta kan en snabb-länk från startmindmappen vara ett enkelt sätt att effektivisera.
Med MindManagers funktion att öppna en viss mindmap när du startar MindManager kommer du direkt till din startmindmap.
Vill du lära dig mer eller köpa MindManager? kontakta oss