Category Archives: Mindmapping

IT-världen står inför ett antal utmaningar när det gäller projektledning:*

• Ledningen förväntar sig att projekt blir klara snabbare och med en högre kvalitetsnivå.
• Stora projekt med en tidsram på ett år eller mer blir uppdelade i
  flera mindre projekt, alla med sina egna rapporteringskriterier.
• Projektgrupper blir mer spridda, vilket skapar ett behov av verktyg som ger alla gruppmedlemmar en gemensam bild av projektets framsteg och deltagarna över sitt ansvar.
• Agila principer vinner ännu mer mark inom projektledning vilket gör att projekt-team måste kommunicera bättre och snabbare.
• Företags omorganisationer och regelverksändringar kommer snabbare än någonsin, vilket i grunden kan påverka pågående projekt.

Utöver dessa utmaningar har de klassiska programvarorna som hanterar kommunikationsflödet, t.ex. e-post, inte hängt med i utvecklingen. De är inte anpassningsbara i den utsträckning som behövs, vilket minskar deras värde för upptagna projektledare och deras team. Det behövs en bättre typ av programvaruverktyg för att hantera dagens IT-projekt.

Tre viktiga utmaningar

I detta whitepaper undersöker vi tre nyckelområden där förändring driver ett behov av en visuell lösning för IT-projektledning. Dessa rekommendationer är baserade på intervjuer vi genomfört med flera IT-ledare och projektledare inom flyg-, SaaS och hårdvaruindustrier.

1. Anpassningsförmåga och flexibilitet: Dagens projektledningsprogramvara måste klara förändringar i företagsmiljö, förändringar i regelverk och en mängd andra faktorer som kan påverka genomförandet av projektet.
2. Kommunikation: Ledande befattningshavare i många organisationer kräver att projektledare håller bättre koll på kostnader än tidigare. Det innebär ökad kontroll och tätare rapportering till chefer som inte har tid att ta sig igenom långa rapporter. Samtidigt måste projektledningsverktygen kunna stödja virtuella team och partners utanför verksamheten, däribland teknikleverantörer, säljpartners och andra.
3. De särskilda behoven hos små, snabba projekt: Dagens mindre projekt måste stödja mycket mer än ärendehantering. Som vi kommer att se så måste projektledare ta hänsyn till en mängd information, organisations- och ledningsbehov. Då räcker det inte med traditionella projekthanteringsverktyg.

Visuell uppstart

I nästa avsnitt undersöker vi var och en av dessa tre utmaningar djupare och beskriver hur en visuell uppstart till projektering och ledning kan hjälpa IT-chefer på ett effektivt sätt.

Så, vad vi menar vi då med ”visuell uppstart”? På den enklaste nivån, menar vi att skissa på delar av ett projekt på det sätt du använder en whiteboard, där krav, frågor, resurser, etc. kan läggas ut för diskussion. IT-chefer skapar ofta flödesscheman för att visualisera processflöden och systemdiagram för att illustrera dataflöden, och dessa är goda exempel på mer komplexa visualiseringar. I följande avsnitt tittar vi på mindmapping-programvara, som kombinerar karaktären hos den fria formen likt whiteboard med sofistikerade verktyg för att lägga till den typ av detaljerad information som finns i flödesscheman och systemdiagram.

Mindmapping-programvara kan användas för en inledande krav-brainstorming såväl som för mer detaljerad projektering.

Utmaning # 1: Anpassningsförmåga och Agility

Trend 

Dagens IT-projektledare ombeds ofta att hantera ett större antal projekt och verkställa dem allt snabbare. Den högsta ledningen i många företag har identifierat stora projekt som ett mål för kostnadsbegränsning. De ber om mer frekventa uppdateringar för att säkerställa att projekt är på rätt spår och inom budget.

Företagsledningen har också ett starkt intresse för att minska projektrisker. Traditionella IT-projekt kunde köra ett år eller mer, med stora kostnader som inte kunde återvinnas och sedan misslyckas i slutändan. Som svar på dessa utmaningar att hantera stora och komplexa projekt, väljer ett växande antal företag att jobba Agilt.

Principerna för projektledning.

En av principerna för att jobba Agilt är att ”misslyckas snabbt.” Med andra ord, misslyckas tidigt och ofta, lära av sina misstag snabbt och iterativt förbättra tills du uppnår de önskade resultaten. Förändring är en central del av ett Agilt sätt att jobba.

Samtidigt kan företagens omorganisationer och förändringar i regelverk och branschvillkor snabbt sätta stop för även de bästa projektplaner. Detta tvingar ofta projektledare att snabbt ändra på sina planer för att tillgodose dessa oförutsedda händelser. Vad som behövs är ett projektledningsverktyg som är smidigt och anpassningsbart och som täcker flera behov för dagens projektledare.

Utmaningar

Vissa traditionella projektledningsverktyg är utformade för att rymma stora, mångfacetterade projekt som upprätthåller en linjär riktning med några få förändringar. Men komplexa tabeller med projektdata kan ofta dölja eventuella problem och göra det svårt för projektgruppens medlemmar att enkelt se vad som saknas och vad som måste definieras bättre.

Fördelarna med en visuell uppstart

• Den visuella strukturen i en mindmap gör det lättare att se potentiella problemområden och saknade delar.
• Projektledare kan enkelt skapa mallar för att påskynda repetitiva planeringsuppgifter, insamlingsuppgifter såsom möteshantering, bygga Work Breakdown Structure (WBS:s) och föra anteckningar under projektmöten.
• Mindmapping-programvara gör det enkelt att spåna fram projektkrav och att omorganisera projektdata efter behag. Det är mycket lättare att omorganisera ett projekt i en mindmap än det är i ett traditionellt projektledningsverktyg som Microsoft Project eller Primavera.
• De flesta människorna i projektgrupper är team-medlemmar, inte professionella projektledare. En traditionell tabellbild av ett projekt är ofta alltför komplex för dem att förstå snabbt. Den visuella presentationen av projektdata i en mindmap däremot gör det enkelt för team-medlemmar att se sambanden mellan projektelement, och att se effekterna av ändringar i dem.
• Projektledare kan skapa anpassade översiktskartor som gör det möjligt för dem att ha viktig information till hands, och att snabbt växla mellan projekt utan att förlora produktivitet. En mindmaps visuella format gör det lätt att se projektets nuvarande status, saker som behöver uppmärksamhet och vem som är ansvarig för dem.
• Många tillfälliga projekt kräver omfattande informationsinsamling från ämnesexperter. Tankekartor är ett kraftfullt verktyg för att samla vad som kan kännas som av ett berg av information, organisera och destillera ner den till en hanterbar projektplan. Mindmaps kan mycket mer än uppgiftshantering. Mindmaps kan användas för att ta anteckningar under projektmöten och som ett planeringsverktyg, projiceras på en skärm eller via samarbete över Internet, för att göra det möjligt för alla team-medlemmar att bidra till projektplanen. Element inom en tankekarta kan kodas med ikoner, symboler, färger, taggar och annan metadata för att hjälpa projekt-team att visuellt skumma igenom tankekartor efter tillhörande information och för att underlätta filtrering av stora mindmaps för att visa en mer hanterbar delmängd av informationen.
• Mjukvarubaserade tankekartor kan ”fällas ihop” för att visa en vy på hög nivå i ett projekt, och kan sedan ”fällas ut” när man vill gräva ner sig i detaljerna. Ingen annan typ av produktivitetshjälpmedel eller projektledningsprogramvara stöder denna översiktliga variant av att se både ”skogen och träden” som är så viktig för projektmedlemmar.
  Dessutom gör vissa mindmappingprogram så att du kan filtrera innehåll för att bara visa specifika typer av information eller för att visa en enda gren inom projektet. Denna funktion hjälper projektteamet att fokusera på en del av planen och resulterar i mer kompletta och korrekta projektplaner.
• Tankekartor visar helheten och alla detaljer.

Utmaning # 2: Kommunikation och synlighet

Trender 

Frustration över tidsramarna i stora projekt och att dessa ofta överskrider budgeten och inte uppnår målen, gör att ledningen i ett växande antal organisationer nu ber projektledare att bryta ner stora projekt i flera mindre. De kräver delresultat varannan vecka eller månad för att säkerställa att projekt är på rätt spår och att problem hanteras snabbt. Ledningen vill allt oftare att större stringens tillämpas även på mindre projekt. Allt detta har en stor inverkan på projektledarens arbetsbörda.

Budgetar fortsätter att vara strama i dagens osäkra ekonomi, vilket innebär att virtuella möten blivit det ”normala”. Stora projektmöten kan inkludera människor från flera platser och länder.

Utmaningar

IT projektledare måste kunna ge frekventa uppdateringar till intressenter i de format som intressenterna är mest bekväma med. Traditionell projektledningsprogramvara är begränsad i sina rapporteringsfunktioner.

I stora, multinationella företag där möten ofta involverar människor från flera platser används samarbetsverktyg som t.ex. WebEx och GoToMeeting vilket möjliggör för team att dela och bifoga dokument. Men de saknar ett enkelt whiteboard-verktyg som gör det möjligt för dem att brainstorma på ett enkelt och effektivt sätt.

IT-projekt använder idag ofta teknikleverantörer eller entreprenörer för att utföra arbetet. Projektgrupper och intressenter inom företaget samt externa leverantörer behöver alla en gemensam förståelse av projektets status, nästa åtgärder och ansvar.

”De flesta av dem vi arbetar med är just människor, inte professionella projektexperter. Vi måste leverera information till dem i format de är bekväma med.” –Larry S., IT-projektledare, flyg

Fördelarna med en visuell uppstart

En mindmaps visuella format gör det lätt för gruppmedlemmarna att se hur alla uppgifter förhåller sig till varandra. Det är också lättare för projekt-team att se sambanden mellan projektelement och identifiera potentiella områden för dubbelarbete och eventuella problemområden.

IT-projektledare säger att den radiella utformningen av en mindmap är lätt att förstå för de flesta människor och att den är mycket mer användarvänlig än stora, komplexa projekt-kalkylblad. För intressenter som kräver rapportering i ett annat format, kan mindmapping-programvara enkelt exportera projekt i många format, inklusive Excel, Word-dokument, PowerPoint och Microsoft Project-filer.

Mindmapping-programvara har visat sig vara ett kraftfullt whiteboard-verktyg för virtuella möten som möjliggör för geografiskt spridda team att brainstorma och planera med stor flexibilitet. Precis som whiteboard kontra presentationer i levande möten fokuserar mindmaps team-medlemmens uppmärksamhet och engagerar, speciellt i virtuella möten. Funktioner som filtrering och ”visa en gren ensam” gör att projektledaren aktiverar sitt team med anpassade vyer av projekt under möten. Detta främjar förståelsen och samstämmigheten. Mindmappen kan användas för att spela ut projektuppgifter och tilldela dem till lagmedlemmarna. Den direkta visuella feedbacken ger en gemensam förståelse av projektets status och allas ansvarsområden.

För projektledare, som ofta måste hantera ett berg av information på daglig basis, så gör mindmapping-programvara det möjligt att skapa personliga ”instrumentpaneler” som ger dem snabb tillgång till referensinformation, projektdokument och företagets resurser med ett enda klick. Det gör det också möjligt för dem att växla mellan projekt med ett minimum av förlorad produktivitet.

”I en kaotisk, dynamisk miljö så minskar mindmapping programvara dramatiskt vår overhead när man flyttar från ett projekt till ett annat.”– Mark P., testingenjör, aerospace

Utmaning # 3: de särskilda behoven hos små, snabba projekt

Trenden

Som beskrivits tidigare vill ledningen i ett växande antal organisationer att stora projekt delas upp i mindre, mer hanterbara bitar för att förbättra tydligheten i ansvar och hålla kostnaderna nere. Liksom de flesta chefer så blir projektledare ombedda att göra mer med mindre. De ombeds att hantera ett större antal mindre projekt och göra det allt snabbare.

Utmaningar

Dagens IT-projektledare behöver mer än ett kapabelt att-göra-system. De behöver ett allsidigt projektledningsverktyg som gör det möjligt för dem att brainstorma, göra anteckningar, samla in information, organisera och destillera den, identifiera små problem innan de blir stora och ge statusrapporter i en mängd olika format för projektets intressenter på en frekvent basis. Traditionella projekthanteringsverktyg tenderar att vara för oflexibla. Projektstarter är tidskrävande och det är svårt
att flytta enskilda uppgifter eller projektsegment från en del av tidsplanen till en annan. Dessutom är tabelluppgifter och Ganttscheman i program som Microsoft Project och Primavera inte lätta att hantera av  ovana projektledare.

Hur visuell uppstart kan hjälpa

• Mindmapping-programvara är ett flexibelt, anpassningsbart verktyg som är idealiskt anpassat till behoven hos dagens korta, snabba projekt. Denna kraftfulla typ av programvara gör det enkelt för IT-projektledare att samla, organisera, destillera och dela projektinformation med en oöverträffad nivå av flexibilitet. Mindre projekt kan hanteras från planering till färdigställande med mindmappingprogramvara.
• IT projektledare vittnar ofta om att projektkartor är lättare för projektgruppens medlemmar och intressenter att förstå. De kan lätt se sambanden mellan de olika elementen i projektet. När de omorganiserar en tankekarta säger de också att de upplever ett mindre tankemotstånd för flytta information från en del av kartan till en annan, jämfört med när man flyttar i dokument, kalkylblad och andra programverktyg.
• Dessutom har flera projektledare påpekat att dedikerad projektledningsprogramvara är overkill för många mindre projekt. Mindmappingprogramvara å andra sidan är lagom för dagens mindre, snabbare, mer lättrörliga projekt.

Hur IT projektledare använder Mindmappingprogramvara

IT-projektledare vi intervjuat för detta whitepaper använder mindmapping-programvara på en rad olika traditionella och icke traditionella sätt för att vara produktiva och effektiva. Här är en sammanfattning. Du kan anpassa någon eller alla av dem till din arbetsmiljö.

Projekt-brainstorming och planering

IT-projektledare använder ofta mindmapping-programvara i gruppmöten för att brainstorma kring projektets omfattning och krav. Visning av mindmappen på en stor skärm ger gruppmedlemmarna en gemensam känsla av projektets element och deras relationer, och tenderar att sporra större deltagande än när man använder blädderblock, whiteboard eller Post-it-lappar.

IT-projektledare vi talat med är allmänt överens om att mindmapping-programvara är ett mycket mer lättillgängligt sätt att visa och organisera information, även för personer som aldrig har utnyttjat denna typ av programvara innan. Det visuella formatet gör det lättare för mötesdeltagarna att identifiera överlappning och dubbelarbete och att avgöra vad som saknas i projektplanen. Detta resulterar i mer kompletta och korrekta projektplaner. När projektteamet gjort brainstorming kan mindmappen lätt omvandlas till en Work Breakdown Structure eller ett mer formaliserat kravdokument.

Mindmapping programvara fungerar dessutom lika bra om gruppmedlemmarna är i rummet eller nätverkar på distans. Att brainstorma och att se de förändringar i realtid är mycket värdefullt för alla deltagare.

Process Management

Olika layouter för mindmaps kan användas för att beskriva processflöden, organisationsschema etc. I viss mindmapping-programvara ingår också möjligheten att lägga till flödesscheman och processdiagram, som kan hjälpa projektmedlemmar se utförandet steg-för-steg.

Kravutveckling

Mindmapping-programvara gör det möjligt för team att fånga krav snabbt och organisera dem senare. De kan lätt gruppera och omgruppera information som behövs för att kategorisera krav och destillera dem till sin slutliga form. Att ha en fullständig bild av kraven på skärmen hjälper också projektledare minimera omfattningen.

Work Breakdown Structure (WBS)

Mindmapping-programvara, med dess förmåga att visa samband och relationer i en visuell hierarki gör det enkelt att dela upp projekt i logiska enheter och sedan omvandla dessa enheter till projektuppgifter, kompletta med resurser och som tilldelas start- och slutdatum och andra data. Ämnen kan också innehålla numeriska data såsom budgeterade och faktiska kostnader, och kan utföra beräkningar på dem.

När WBS är klar och projektteamet och intressenter har enats om den är det är lätt att omvandla tankekartan i ett projekt till andra strukturer, inklusive ett Gantt-schema. Projektetsutförande kan då hanteras helt inom mindmapping mjukvara eller exporteras till ett projektsystem såsom Microsoft Project eller Primavera.

Skriva anteckningar

Korta snabba projekt kräver ofta en stor mängd informationsinsamling. Mindmapping programvara hjälper projektledare att organisera den information de har samlat in i meningsfulla bitar och logiska grupperingar. Detta gäller särskilt för företag som genomför agila projekt vilka ju ofta inkluderar dagliga stå-möten där problem snabbt identifieras och löses.

Flera projektledare vi talat med använder även tankekartor för att ta anteckningar under pågående projektmöten. Det ger dem möjlighet att snabbt dokumentera agendan, vad som diskuterades och vad beslutades. Det visuella formatet gör det lätt för dem att skanna sina anteckningar senare och snabbt förstå vad som behöver göras. Jämför detta med ett flersidigt dokument, där du måste läsa igenom hela dokumentet för att förstå vad som hände.

Instrumentpanel

Instrumentpaneler är mindmaps som innehåller länkar till viktig information som projektledare behöver för att göra sitt arbete. Den här typen av tankekarta kan vara:

• Länkar till aktuella och arkiverade projekttankekartor
• En länk till företagets interna telefonkatalog
• Länkar till projektsidor på företagets intranät
• Länkar till administrativa resurser, såsom tidrapporter, arbets uttalanden och kostnader, rapporter
• En daglig personlig att göra-lista
• Tillgång till information, regler och andra standarder som de måste hänvisa till i sitt arbete
• Tillgång till affärsprocesser och rutiner
• Mallar för mötesagendor, tekniska tester och andra repetitiva uppgifter

Flera av projektledarna vi talat med har skapat sina egna anpassade instrumentpaneler för att hjälpa dem att hantera sin arbetsbelastning. De rapporterar att dessa visuella planeringsverktyg hjälper dem att hålla all viktig referensinformation de behöver nära till hands och att de snabbt och enkelt kan växla från ett projekt till ett annat. Med tanke på trenden mot ett större antal mindre projekt så är instrumentpaneler ett mycket användbart verktyg för dagens upptagna projektledare.

Projektutförande

Många av de IT-projektledare vi talat med använder projekt kartor att hålla reda på ett berg av information i samband med var och en av de öppna projekt som de förvaltar.

Ämnen och uppgifter kan vara färgkodade för att indikera att uppgiften är pågående (röd för försenat, gul i fara, och grönt för ”på spåret”). Ikoner och symboler kan användas för att visuellt gruppera relaterade informationsbitar tillsammans, och för att underlätta filtrering av projektkartan och fokusera på specifika typer av information. Dessa mindmaps kan också innehålla vanliga länkar till externa dokument, webbsidor och enskilda e-postmeddelanden, vilket sparar dessa upptagna projektledare tid.

Under projektering och genomförande, hjälper mindmapping programvara projektledare att göra kontextbaserade beslut:

• Vad kommer först?
• Vad ska komma härnäst?
• Vad saknas?
• Var är det?
• Vad ska arbetsfördelningen vara för denna del av projektet?

Med andra ord, genom att tillhandahålla projektledaren med en översiktsbild över projektet samt ett sätt att borra ner till detaljerna så blir det möjligt för dem att mer effektivt anpassa sig till förändringar när de uppstår.

Ett annat vanligt scenario i IT-miljöer är arbete med externa leverantörer och leverantörer. I dessa fall är det ännu viktigare att förstå och dokumentera vad projektet behöver, hantera förväntningar och hålla projektet på rätt spår. En projektledare vi talat med utnyttjar programvarans beräkningskapacitet för att spåra de faktiska leverantörsutgifterna mot budgeten i realtid.
Att se dessa data i samband med projektkartan hjälper henne att fatta bättre beslut och hantera leverantörs budgetar.

Projektledare vi talat att betonar vikten av att leverera projektuppdateringar ofta och i format som intressenterna är bekväma med. Detta kan inkludera tankekartor, dokument, kalkylblad eller Ganttscheman. Mindmapping-programvaran kan lätt exportera projektets status till något av dessa format.

Referensmaterial

I dagens snabbt föränderliga projektledningsmiljö har projektledare inte alltid tid att söka efter information. De måste organisera sig för att kunna vara snabba och säkra. Med användning av mindmaps för att organisera referensinformation såsom företagens best practice, styrdokument, regler och processer / rutiner, blir de både snabbare och säkrare. Tankekartor gör det möjligt för dem att hålla alla denna viktiga information på ett ställe.

En projektledare berättade att han har en mindmap med länkar till arkiverade projekt. Inom var och ett av dessa finns projektkartor, där han inkluderar en absolut webbadress som länkar till de arkiverade projektmappar på företagets nätverk. Detta gör det möjligt för vem som helst att öppna denna tankekarta för att snabbt kunna komma åt alla projektets filer.

Brandsläckning

Ett av de företag vi talat med utnyttjar ett projektkontor som hela företaget stödresurs för att hjälpa projektledare inom bolagets många divisioner och platser runt om i världen. Ofta är det projektledare som arbetar i detta projektkontor som kallas in för att ”rädda” ett projekt som har kört fast eller har stött på problem.

Som en del av undersökningsprocessen, berättade en projektledare att han använder sin mindmapping-programvara för att samla information om intressenter, gruppmedlemmar och ledare, problem och nuvarande status. Detta gör det möjligt för honom att snabbt bygga en riktig, integrerad bild av projektet, så att han kan identifiera de åtgärder som han behöver vidta för att åtgärda det.

Slutsats

Som ni kan se, är mindmapping programvara unikt utformad för att hjälpa IT-projektledare att övervinna utmaningar och bli framgångsrika i dagens snabba, turbulenta affärsmiljö. Digitalt producerade tankekartor är oändligt anpassningsbara och gör det möjligt för projektledare och team att se projektdata från flera perspektiv. Detta hjälper dem att planera bättre, förutse och lösa problem snabbare och att kommunicera med projektets intressenter.

Projektledning idag kräver mycket mer än att hantera uppgifter. Som vi har sett kan mindmapping-programvara hjälpa projektledare att brainstorma, göra anteckningar, samla, organisera och destillera information och upprätthålla effektiva instrumentpaneler som gör det möjligt för dem att smidigt hantera flera projekt och prioriteringar och bli organiserade med all den kunskap och referenser de behöver. Allt bara ett par klick bort. Kort sagt är mindmapping-programvara ett måste för projektledare som vill vara vara mer produktiva, effektiva och framgångsrika i sina många roller.

Om Mindjet och Manager

Sponsor av denna vitbok är Mindjet, tillverkare av Mindmanager, den ledande mindmappingprogramvara för individer och organisationer med över 3000 kunder och 2 miljoner betalande användare, inklusive 83% av Fortune 100 företagen.

Mindmanager möjliggör brainstorming och kreativ problemlösning, förbättrar kommunikationen och informationshantering, och ger användarna möjlighet att planera och genomföra projekt mer effektivt och ändamålsenligt. Mindmanager Enterprise kombinerar Mindjets ledande mindmapping-program och visuella planeringsverktyg med patenterade funktioner för dataintegration, samt flexibla kommunikationsmöjligheter för att stödja projektsamordning och kunskapsutbyte i hela organisationen.

Mer om Mind-mapping

En mind map är ett diagram som används för att visuellt visa och organisera information. Det börjar med ett centralt ämne eller bild, till vilken tillhörande ord och bilder läggs till, arrangerade på ett icke-linjärt sätt runt det. Mindmapping speglar din hjärnas associativa funktioner, vilket gör det till ett idealiskt verktyg för brainstorming, planering och problemlösning. Mindmapping-programvara gör det möjligt att ordna ämnen efter behag och lägga till metadata till dem, inklusive filer, länkar, symboler, bilder, färger, taggar och andra attribut som ger mening och sammanhang. Ämnen kan också omvandlas till uppgifter, så att du kan använda mindmapping programvara för att planera och leda projekt. Vissa mindmapping-programvaror innehåller verktyg för att lägga till ekonomiska beräkningar eller flödesscheman, så att all projektrelaterad information kan bibehållas och visas på ett ställe

* Fritt översatt från Whitepaper av Chuck Frey på uppdrag av Mindjet. Chuck skriver också på mindmapping softwareblog