Då och då händer det att man blir överväldigad av allt man måste göra och hålla koll på. Man hamnar i ett läge där man önskar att världen stannade upp så man fick komma i kapp. Nedan ger vi ett förslag på hur du kan göra det.
Tyvärr stannar ju världen inte upp. Tvärtom blir vi lätt handlingsförlamade av allt som händer och hamnar ännu mer efter. Vi agerar tvärtom mot vad vi borde göra trots att vi vet att saker bara blir bättre om man tar tag i dem. Det kallas att skjuta upp saker…
Hur gör man då? En kombination av metod och mindmapping löser det hela på ett enkelt sätt:
Steg 1: Braindump!
Frihetskänslan av att ha fått ner allt man har i huvudet på ett papper är fantastisk. Men låt dig inte distraheras och börja ta tag i saker medan du skriver ner dem. Du bör ge dig själv minst en timme att bara skriva ner allt. Titta sedan i din mejlkorg, på ditt skrivbord, i dina telefonlistor för att bli påmind om ytterligare saker du bör göra. Skriv ner allt!
Använd gärna en mindmap där det blir lätt att kategorisera uppgifter genom att dra-och-släppa saker och skapa underkategorier som du lägger saker i.
Steg 2: Organisera geografiskt
Kommande steg handlar till stor del om att välja bort sådant du inte kan göra av olika anledningar. Först tittar vi på det rent geografiska. Om du måste sätta upp en hylla där hemma så finns det ingen större anledning att bry sig om det om du inte är hemma.
Kategorisera saker efter var du måste vara för att utföra dem. De saker som du kan utföra på flera platser men som kräver en dator kan du t.ex. kategorisera som ”vid dator”. Parkera allt som du inte kan göra där du är. Fokusera på det som är kvar.
I din mindmap kan du skapa grenar för ”kontoret”, ”hemma”, ”på resa” ,m.m.
Steg 3: Bråttom vs viktigt
Ofta fokuserar man på vad som är viktigt men blir stressad eftersom det finns saker som man missar om de blir försenade. Ibland behöver man alltså göra mindre viktiga saker, helt enkelt för att det blir försent annars. Genom att kategorisera saker i Bråttom vs Viktigt diagram får du en bättre känsla för vilken typ av arbetsuppgifter du har att göra med.
Fokusera på de som är bråttom och sedan de som är viktigast.
I MindManager för Windows kan du använda Analysvyerna (Advanced>Analysis view>New) och under ”Configure” välja det diagram som heter ”Time Management”.
Steg 4: Delegera/Väntar svar
En av de mer frustrerande sakerna är när man inte kan göra saker för att man är beroende av någon annan och de inte hör av sig, trots att de kanske sagt att de ska göra det.
- Kategorisera de uppgifter du kan delegera. Delegera dem.
- Kategorisera sedan de där du väntar på svar från någon annan. Påminn dem.
Genom att ögerklicka på en gren i MindManager kan du skicka den till Outlook som en uppgift. Väl i Outlook kan du tilldela uppgiften till någon annan som då får uppgiften i sin Outlook.
Steg 5: De 3 viktigaste
Om du gjort rätt bör du nu ha betydligt färre saker kvar men det är saker
- du KAN göra där du är
- de är bråttom eller mycket viktiga
- du kan inte delegera dem
- du är inte beroende av någon annan för att göra dem
Nu bör du kunna markera de 3 viktigaste och sedan är det bara att sätta igång!
Använd ikoner i MindManager för att prioritera och prioritera om. Genom att filtrera mindmappen på t.ex. prio 1, så slipper du se alla andra uppgifter och kan fokusera lättare.
Steg 6: Dela upp
Om du trots detta känner att det första du tar tag i är så stort att du vill skjuta upp det så delar du upp den uppgiften i flera. Svara på frågan: ”Vad är det första jag behöver göra?” och sedan ”vad är det andra, och tredje?”. Börja sedan göra det första och du är på spåret igen.
I en Mindmap är det lätt att skapa undergrenar till en uppgift och på så sätt beta av delarna tills hela uppgiften är löst.
Lycka till.
– Det handlar inte om att undvika kaos, det handlar om att veta vad man ska göra när det blir det.