Många projekt startas när man har ett problem som behöver lösas. Om problemet är en krissituation ställer det extra krav på projektet för att lyckas då man kanske inte har stöd i organisationen eller kulturen för lyckat resultat.
Som projektledare kan tidigare erfarenheter som gör att du identifierar problem och flaskhalsar vara skillnaden på ett lyckat och ett katastrofalt resultat.
Här är några saker att se upp med i projekt:
- Inaktiva uppdragsgivare
Projektägarnas åsikt om projektet är på rätt spår är avgörande för om projektet blir framgångsrikt. Ju tidigare man upptäcker att uppdragsgivarna tycker att projektet avviker från deras målbild eller att deras målbild ändrats desto lättare blir det att åtgärda. Om man tar initiativ i projektet som inte stämmer med uppdragsgivarnas uppfattning är det troligt att det ses som bortkastad tid/resurser att man tog initiativet. Detta kan leda till missnöje istället för glädje, något som snabbt kan suga energi ur projektet.
I princip blir allt annat oviktigt om inte uppdragsgivarna anser att projektet är på rätt spår.
Genom att fånga upp uppdragsgivarnas budskap i en mindmap upptäcker man tvetydigheter och får ett tydligt sätt att kommunicera med intressenterna.
- Luddiga ramar
Ett vanligt misstag är att entusiasmen vid uppstart av projekt gör att man inte definierar ramarna. Det gäller tyvärr ofta både omfattningen och businesscaset. Ramarna är viktiga eftersom de banar väg för en gemensam förståelse och definierar en tydlig målbild. Tydliga ramar blir vägledande vid beslut och gör det lättare att upptäcka om projektet är på väg att ta en ny riktning.
Med en översiktsmindmap som innehåller tydliga ramar och budskap från intressenter blir det lättare att kommunicera ändringar och att förmedla ”bilden” av projektet från intressenterna till projektmedlemmar.
- En oerfaren projektgrupp
Detta är särskilt viktigt om projektet skall lösa ett uppkommet problem. Det uppstår ibland negativa situationer i ett projekt. Det kan vara allt ifrån att oförutsedda problem uppstår till att projektets förutsättningar ändras. I denna situation måste man ofta förlita sig på människors tidigare erfarenhet (från projekt eller livserfarenhet) att vara lösningsinriktade och positiva. Om uppgivenhet och ansvarslöshet sprider sig kan situationen för projektledaren snabbt bli omöjlig. Denna behöver då fokusera allt för mycket tid på att motivera eller byta personer i projektet för att få det på banan. Om alla istället kan vara lösningsinriktade och ha en positiv syn, kommer man snart vidare trots stora problem.
Att fånga upp idéer på uppkomna problem i en mindmap gör att man ganska snabbt kan få en bild över möjliga lösningar och fördela ansvar för att behålla produktiviteten mellan möten.
- Splittrad projektgrupp
Man vill att ett projekt skall åstadkomma mer än summan av de personer som jobbar i projektet. Det är därför viktigt att någon bryr sig om och uppmuntrar samarbete, laganda, etc.
Om gruppen är splittrad blir det ett vi-och-dem-tänk som inte gynnar ett bra resultat.
En mindmap över alla projektmedlemmarna och deras behov underlättar för proaktivitet när det gäller att få till rätt kultur i projektet.
- Dålig tajming
Det är inte alltid man har rätt tajming men man kan försöka undvika dålig tajming. Om projektets resultat inte kan tas emot av en organisation eller användare pga. organisationens eller användarnas situation behöver detta anpassas. Annars arbetar man mot något där resultatet inte kommer få någon effekt. Det kan liknas med att passa en boll till en spelare som inte är där. Projektet gör vad det skall, men mottagaren finns inte där och kan göra mål. Effekten uteblir.
Ganttschemat i MindManager gör det möjligt att se effekter om man tidigarelägger eller senarelägger saker i projektet.
- Dåligt vald leverantör
Om projektet är beroende av leverantörer, t.ex. material, plattform eller annat kommer det påverka projektet om leverantören är bra och håller vad de lovar. Det leverantören inte kan uppfylla hamnar per automatik som projektets ansvar och kan belasta både budget och projektresultatet enormt mycket.
Att utvärdera leverantörerna löpande kan göras i en mindmap.
- Dålig relation till mottagaren/kunden
Om det finns en tydlig mottagare av resultatet behöver man ha en hälsosam och balanserad relation.
Om den relationen inte fungerar blir det svårt att leverera ett bra resultat. Detta är en anledning till att agila metoder vinner mark när inte målet är tydligt. Genom att involvera mottagaren mer stegvis när omvärlden/målet ändras kan kunden/uppdragsgivaren vara med och ändra projektets förutsättningar.
En mindmap är ofta ett bra sätt att samla in och prioritera kunders feedback löpande under projektet.
- Maktkamp
Maktkamp inom en projektgrupp är inte bra och ofta delikat att hantera. Det är projektledarens ansvar att balansera uppkommen maktkamp så att den inte drar energi och fokus ur projektet.
- Personlig agenda
Projektmålet bör vara det enda som driver projektet. Ibland har personer egna mål för varför de deltar i projektet och som inte stämmer med projektets mål. Är det starka personligheter kan detta snedvrida projektmöten och till slut projektets inriktning.
Finns det dolda agendor hos projektmedlemmarna kan projekt till och med misslyckas eftersom målet hos vissa deltagare aldrig har varit att projektet skall lyckas utan att uppnå något annat.
En tydlig uppföljning i form av en WBS (Work Breakdown Structure) i en Mindmap gör oftast att man upptäcker när deltagarna gör annat än vad de bör.
- Dold agenda
Det är kanske mer sällan, men ibland startas projekt som en sorts politisk manöver. Ibland glömmer man att organisationsförändringar är större än projekt och att projekten därför kan användas som taktik för att avleda uppmärksamheten från något större.
Detta kan vara svårt att upptäcka beroende på situation men man skall vara medveten om att det kan finnas en bakomliggande politik till att projektet startas eller har en viss inriktning.
Mindmapping kan i vissa fall hjälpa dig att se helheten ur ett organisatoriskt perspektiv.