När man är flera som arbetar med mindmapping uppstår behovet av att dela mindmaps och att arbeta tillsammans på mindmaps. Man kan säga att det finns flera nivåer för detta. Beroende på hur man samarbetar och vilka tekniska möjligheter man har kan olika sätt att samarbeta fungera.
1. Dela information till andra
2. Skicka mindmaps via e-post
3. Lägga mindmaps på en filserver
4. Använda konferensprogram
5. Online mindmapping
___________________
1. Dela information
Att dela information med andra som i sin tur inte ska redigera informationen görs genom att exportera din mindmap till t.ex. Word eller PDF. MindManager har t.ex. en funktion att skapa PDF-filer med en inbyggd flashviewer som gör att mottagaren kan zooma, flytta etc i mindmappen. Detta ger viss mindmapping funktionalitet men mottagaren kan alltså inte redigera mindmappen. Fördelen är att mottagaren inte behöver något specialprogram utan kan använda Adobe Reader för att titta på mindmappen i mindmap-format.
+ Inga speciella program behövs hos mottagaren annat än adobe reader
– Man kan inte redigera
– vissa funktioner stöds inte, såsom länkar till filer på hårddisken, tabeller i textnotes.
2. Skicka mindmap-filer via e-post
Detta är det absolut enklaste sättet att dela information med andra som använder samma mindmapping program. I MindManager kan man slå på något som heter ”Review-mode” för att spåra ändringar som andra gör i mindmappen. När man får tillbaka mindmappen kan man sedan acceptera eller neka de ändringar som gjorts. Detta kräver dock att mindmappen är i ”review-mode” när ändringarna görs. Den enda egentliga nackdelen är att man ofta får fler mindmap-filer över samma sak och att man inte kan arbeta samtidigt utan att få problem att få ihop alla mindmaps i slutet.
+ enkelt
– man måste arbeta en i taget om man inte vill få flera mindmap-filer
3. Lägga mindmaps på en filserver
Om man har tillgång till en gemensam server kan man lägga sina mindmaps här. Då kan alla öppna och arbeta på den gemensamma mindmappen. Om man inte har en egen server kan man skapa t.ex. ett drop-box konto och dela up mindmap-filen till andra. Då kan man dessutom arbeta på mindmappen via internet och är inte beroende av att vara på kontoret där filservern står. Nackdelen är att när någon öppnat mindmappen så blir den öppnad som ”Read-Only” när nästa person öppnar den. Detta gör att flera kan komma åt den men endast en kan redigera i den.
+ ett gemensamt ställe för mindmapparna
– Endast en kan redigera, resten hamnar i läsläge till den första slutat redigera
4. Använda konferensprogram
Detta är ett sätt om man vill se samma mindmap medan man arbetar på den. Genom att koppla upp andra datorer mot en dator, ser alla samma mindmap. Man kan då via t.ex. telekonferens arbeta tillsammans. Ofta kan man dela ut kontrollen vem som redigerar i mindmappen. I MindManager så finns det en inbyggd funktion för att skapa denna typ av online-konferens. Nackdelen är att man kör på en dator så det fungerar bara under tiden alla är uppkopplade. Så snart kopplingen bryts ligger mindmappen och all information hos den som körde mindmappingprogramet.
+ Alla ser vad som sker med mindmappen
– Alla måste vara uppkopplade samtidigt för att medverka
5. Online Mindmapping
Denna lösning innebär att man använder en speciallösning för att kunna arbeta tillsammans med mindmaps. Den har fördelen av att man kan arbeta samtidigt på samma mindmap eller var och en för sig. Man kommer åt informationen över internet. Nackdelen är att informationen ligger hos en leverantör och att man oftast inte kan hålla informationen på egna servrar. En annan nackdel är att man ofta måste ha speciellt konto/log-in.
+ Alla fördelar med att mindmappa tillsammans
– Informationen ligger på leverantörens servrar