Många som upptäcker den fantastiska visualiseringen av komplex information som mindmapping ger, ställs inför utmaningen att kommunicera vidare informationen till andra. Mindmappingen ger ju en överlägsen förståelse och möjlighet att greppa de komplexa sambanden i våra organisationer… men sen vill man dela med sig av denna nyvunna förståelse.
Man önskar då att om man bara visar den insiktsfulla mindmappen som man ägnat timmar att skapa och som givit så mycket insikt … då kommer andra att förstå.
Ibland blir man dock besviken att det kan vara lika svårt för andra att ta till sig en dåligt presenterad mindmap som en dålig PowerPoint.
Här är några frågor du kan ställa dig för att hitta en kommunikationsstrategi för mindmapping och MindManager i din organisation:
1. Vad kommunicerade du innan MindManager?
En bättre utgångspunkt än att visa nya stora mindmaps med ny information är att fundera på vilken information man hanterade och kommunicerade innan man byggde en ny struktur i MindManager. Sedan försöker man visualisera den informationen på ett bättre mer visuellt sätt som är lättare att följa upp. Man kan då visa samma information på ”gammalt” sätt och på ”mindmap-sätt”. De flesta kommer då föredra det visuella ”mindmap-sättet”.
Med andra ord: ändra inte både hur du kommunicerar och vilken information du kommunicerar. Ta en ändring i taget. När övriga vant sig vid att se samma information som mindmaps kan man introducera större bilder och mer komplexa samband.
2. Vilken nivå kommunicerar du på?
Fundera igenom de 3 informationsnivåerna:
- Strategiskt
De som arbetar med strategisk information kan ofta hantera komplex information och hitta vägar för att hantera den. Här passar mindmaps som ett utmärkt kommunikationsverktyg som det är. Lite vägledning och konventioner och att hitta rätt i MindManager är allt som behövs. Visualiseringen uppskattas ofta enormt. - Taktisk
På denna nivå handlar det om bra verktyg för att sprida information och att missionera. Här måste man lägga mer tid på utseende och förstå hur man skall exportera informationen till ett format som andra är vana vid, t.ex. PowerPoint. Viktigt att kunna anpassa informationen till mottagaren. - Operational
Här kanske Projekledare behöver mindmapping medan övriga kanske klarar sig med outlook eller sharepoint. Ändringar i dessa system kan uppdatera mindmaps för t.ex. en projektledare automatiskt.
3. Hur många skulle behöva köra MindManager hos er?
Antalet personer som har behov att skapa mindmaps styr i vilken omfattning man skall skapa mallar och skapa en samsyn kring användandet av MindManager
4. Vilka övriga kommunikationsverktyg används hos er?
Finns det t.ex. etablerade webbplattformar och ett Intranet som verkligen används så kan webexport från MindManager vara en smidig lösning. Finns SharePoint kan kopplingen dit vara värdefull. Finns andra databaser och program kan en specialintegration vara en bra lösning. Detta styr i hög utsträckning hur mycket mindmaps som behövs och hur de skall struktureras. Vissa organisationer har inget enhetligt sätt, då kan MindManager användas för nästan allt.
5. Hur samarbetar ni digitalt?
Om man har en filserver med en tydlig struktur t.ex. en folder per projekt kan denna kompletteras med mindmaps som visualiserar projekten, visar projektkommentarer och där projektmindmaps dessutom är länkade till varann. Är man van att jobba i molntjänster kan det vara bra att kunna jobba samtidigt i samma mindmap oavsett var och när man öppnar sin mindmap. Om man har en email-kultur kan review-mode med spårbarhet vara en bra lösning.
6. Hur hanteras rättigheter?
Ska alla kunna läsa all information? Om inte så kan detta behöva återspeglas i stukturen, fillåsning och/eller molntjänst.
7. Hur viktig är styrning kontra frihet?
Att ha ett hårt regelverk kring information innebär ofta att man inte kan organisera all information så det passar överallt. Hård styrning av vilken information som hanteras gör därför ofta att system inte används fullt ut och endast viss information blir tydlig. Å andra sidan kan för mycket frihet göra att man tappar enhetligheten och det blir svårt att ta över efter någon annan. Det är här mallar kommer in. Det ger en utgångspunkt och likformigt utseende men ändå en frihet att göra som man vill när det behövs. Resultatet blir ofta att programvaran får hög nyttjandegrad. Det är bra att veta att mindmapping ger stöd för både mallar och frihet.
Bonusfråga: Finns en grafisk profil?
Det kan ta lite tid att skapa en mall som följer organisationens övriga utseende och styleguide men det är garanterat värt besväret. Mallar som har identitet beroende på informationen blir enklare och smidigare att hantera.
Utbildning
Vill du lära dig mer, hitta en kompetent utbildare för ledningsgruppen eller behöver ett bollplank för att hitta sätt att kommunicera mindmaps i just din organisation? Kontakta oss.